Urlop wypoczynkowy - Twój obowiązek

Nawet najciekawsza praca może stać się utrapieniem, jeśli raz na jakiś czas nie przerwie się jej na dłuższy czas niż weekend. Taki wolny czas od pracy nazywa się powszechnie urlopem. Pracownik ma prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Prawa tego nie można się zrzec.

Wymiar urlopu

Długość trwania urlopu jest różna w zależności od stażu pracy. Im dłuższy staż pracy, tym więcej dni wolnych od pracy.

Roczny wymiar urlopu wynosi:
- 20 dni roboczych – jeśli staż pracy wynosi mniej niż 10 lat,
- 26 dni roboczych – jeśli staż pracy wynosi 10 lat i więcej.

To oczywiście standardowy wymiar urlopu, który nie dotyczy takich branż jak np. szkolnictwo, gdzie wymiar urlopu przysługujący nauczycielom jest o wiele wyższy.

Urlop przy części etatu

Długość urlopu pracownika zatrudnionego na niepełny etat ustala się proporcjonalnie do jego wymiaru czasu pracy, biorąc pod uwagę przysługujący mu wymiar urlopu (20 lub 26 dni przy pełnym etacie).

Marianna, mająca 12-letni staż pracy, w 2010 roku pracuje na 3/4 etatu. Wymiar urlopu przysługujący jej za ten rok to 3/4 (75%) z 26 dni, czyli 19,5 dnia, co po zaokrągleniu w górę daje 20 dni. Niepełne dni zwykle zaokrągla się w górę.

Niepełne dni urlopu obowiązkowo zaokrągla się w górę w przypadku pracownika zatrudnionego na niepełny etat, pracownika zatrudnianego w ciągu roku oraz pracownika, który wrócił do pracy z urlopu bezpłatnego.

Pierwsza praca

Osoba, która podejmuje pracę po raz pierwszy, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego jej po przepracowaniu miesiąca. W praktyce oznacza to, że po zakończeniu pierwszego miesiąca pracy pracownik może wziąć 1/12 należnego urlopu rocznego. Miesiąc pracy nie musi się pokrywać z miesiącem kalendarzowym.

Ewa podjęła swoją pierwszą pracę 31 maja 2010 roku. Jako pracownikowi o stażu pracy krótszym niż 10 lat przysługuje jej 20 dni urlopu rocznie. Na początku października Ewa chce wziąć urlop. Będzie jej przysługiwało 6,6 dni urlopu. Wynika to z następującego obliczenia:

Bierzemy pod uwagę 4 miesiące pracy Ewy: czerwiec, lipiec, sierpień i wrzesień. Tak więc 4/12 z 20 dni = 6,6 dni.

W przypadku pierwszej pracy pracodawca nie ma obowiązku zaokrąglania niepełnego dnia urlopu w górę, pracownik może więc stracić taki niepełny dzień urlopu. Wielu pracodawców jednak zaokrągla niepełny dzień urlopu w górę mimo braku takiego nakazu, co jest z korzyścią dla pracownika.

Jeśli pracodawca nie zaokrągli niepełnego dnia urlopu w górę, a pracownik będzie chciał go wykorzystać w przysługującym wymiarze (np. 2/3 dnia, czyli 5,3 godziny), może to zrobić dopiero wtedy, gdy nie pozostał mu do wykorzystania inny pełny dzień urlopu.

Niedziele i święta

Urlopu udziela się w dni, które zgodnie z rozkładem czasu pracy danego pracownika nie są dla niego dniami wolnymi. W związku z tym w przypadkuniektórych pracowników może to być niedziela lub dzień świąteczny. W niektórych branżach bowiem niedziela jest dniem roboczym. W zamian pracownikowi przysługuje inny dzień wolny od pracy. Wtedy ten wolny dzień traktowany jest jak niedziela, czyli urlop nie dotyczy tego dnia.

W sytuacji, gdy święto przypadnie w sobotę, pracownikom, dla których sobota jest dniem wolnym od pracy, należy się dodatkowy dzień wolny.

Standardowy rozkład czasu pracy

Standardowy dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy. Urlop przyznaje się w takim wymiarze godzinowym, jaki odpowiada dobowemu wymiarowi czasu pracy danego pracownika w danym dniu. Oznacza to, że w przypadku pracownika, którego dobowy wymiar czasu pracy wynosi 8 godzin, jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy. Jest tak również w przypadku pracownika, którego dobowy wymiar czasu pracy wynosi mniej niż 8 godzin.

Niestandardowy rozkład czasu pracy

W przypadku, gdy dobowy wymiar czasu pracy danego pracownika w niektóre dni tygodnia jest większy niż 8 godzin (np. 12 godzin), urlop liczy się metodą godzinową. W sytuacji, gdy pracownik weźmie urlop tego dnia, w którym zgodnie ze swoim rozkładem pracuje więcej niż 8 godzin, z przysługującej mu puli urlopowej odejmuje się nie tylko te 8 godzin, ale także te kilka godzin więcej, które musiałby przepracować tego dnia.

Tygodniowy rozkład czasu pracy Wiktora zakłada, że w środy pracuje on 10 godzin, zaś w czwartki 6 godzin. W pozostałe dni tygodnia pracuje 8 godzin. Ze względu na staż pracy poniżej 10 lat przysługuje mu 20 dni urlopu w ciągu roku.
Wiktor planuje pierwszy urlop w lutym 2010 roku. Doszedł do wniosku, że weźmie urlop w środę, gdyż wtedy najwięcej pracuje.

Wiktor dostanie tego dnia wolne na cały dzień, mimo iż dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy. Co z pozostałymi 2 godzinami? Odejmuje się je z kolejnego dnia urlopu przysługującemu Wiktorowi. Zatem biorąc urlop w środę, Wiktor wykorzystuje cały dzień urlopu oraz 1/4 (2 godziny z 8 godzin) kolejnego dnia urlopu. Do końca roku pozostało mu do wykorzystania 18 pełnych dni urlopu i 6 godzin.

Analogicznie postępujemy w przypadku dnia pracy krótszego niż 8 godzin.

Ten sam Wiktor pracuje w czwartki 6 godzin. Tego dnia bierze pierwszy urlop w 2010 roku.

Od wymiaru urlopu (20 dni × 8 godzin) odejmujemy 6 godzin. Zatem Wiktorowi pozostanie do wykorzystania 19 pełnych dni urlopu i 2 godziny.

Trzeba pamiętać, że tylko w określonych okolicznościach można udzielić pracownikowi urlopu w dniu pracy w wymiarze godzinowym niższym niż 8 godzin. Jest to dozwolone w przypadku, gdy pracownik wykorzystał prawie cały urlop i pozostało mu do wykorzystania tylko kilka godzin.

Henryk pracuje we wtorki w wymiarze dobowym 8 godzin. W 2010 roku pozostały mu jeszcze 3 dni urlopu do wykorzystania. Chciałby wziąć 4 godziny urlopu we wtorek. Nie jest to jednak możliwe. Może on natomiast dostać cały dzień urlopu.

Róża również pracuje we wtorki 8 godzin. W 2010 roku pozostały jej jeszcze 4 godziny urlopu do wykorzystania. Chciałaby wziąć 4 godziny urlopu we wtorek. W tym przypadku jest to możliwe, gdyż nie ma ona już do dyspozycji pełnego dnia urlopu, a ma prawo do wykorzystania całego przysługującego urlopu.

Staż pracy

Do okresu zatrudnienia (stażu pracy), od którego zależy roczny wymiar urlopu, wlicza się wszystkie okresy poprzedniego zatrudnienia, nawet jeśli były przerwy w zatrudnieniu.

Jeśli pracownik pracuje w dwóch różnych firmach na umowę o pracę, do stażu pracy wlicza się również okres poprzedniego niezakończonego zatrudnienia w części przypadającej przed nawiązaniem kolejnego stosunku pracy.

Dawid pracuje w firmie Dobre Narzędzia od 1 kwietnia 2001 roku. 1 maja 2010 roku podejmie dodatkową pracę w firmie Usługi Naprawcze. Jego staż pracy wpływający na roczny wymiar urlopu to okres pracy w firmie Dobre Narzędzia od 1 kwietnia 2001 roku do 1 maja 2010 roku.

Okres nauki

Do stażu pracy wlicza się także czas poświęcony na naukę, począwszy od szkoły średniej. Może być to nawet 8 lat w przypadku studiów w szkole wyższej.

Do stażu pracy wlicza się:
- czas trwania nauki przewidziany programem nauczania, ale nie więcej niż 3 lata – w przypadku ukończenia zasadniczej lub innej równorzędnej szkole zawodowej,
- czas trwania nauki przewidziany programem nauczania, ale nie więcej niż 5 lat – w przypadku ukończenia średniej szkoły zawodowej,
- 5 lat – w przypadku absolwentów szkół zasadniczych, którzy ukończyli średnią szkołę zawodową,
- 4 lata – w przypadku ukończenia średniej szkoły ogólnokształcącej,
- 6 lat – w przypadku ukończenia szkoły policealnej,
- 8 lat – w przypadku ukończenia szkoły wyższej.

W przypadku, gdy ktoś równocześnie studiuje i pracuje, do stażu pracy wlicza się okres zatrudnienia podczas nauki lub okres nauki – w zależności od tego, co jest korzystniejsze dla pracownika.

Pamiętaj, że przy obliczaniu ilości dni urlopu niepełny dzień urlopu zaokrągla się zawsze w górę, niezależnie od wartości po przecinku.

Ewa studiowała na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Gdańskiego. Obroniła się w październiku 2007 roku. Od stycznia 2008 jest zatrudniona w firmie Piekarek.

Czy Ewie przysługuje pełny wymiar urlopu w wysokości 26 dni? Niestety nie. Zarówno w roku 2008 jak i 2009 przysługuje jej urlop w wymiarze 20 dni. Wynika to z następującego wyliczenia: na okres studiów i szkoły średniej przyjmuje się standardowo 8 lat. Musi zatem przepracować pełne 2 lata, aby mógł jej przysługiwać urlop 26 dniowy.

W trakcie studiów w sezonie letnim Ewa pracowała na umowę zlecenie. Przepracowała w ten sposób łącznie 10 miesięcy. Okresu pracy na umowę zlecenie nie wlicza się jednak do stażu pracy, gdyż do stażu pracy wlicza się okres pozostawania w stosunku pracy.

Zmiana pracodawcy w ciągu roku

Jeśli w roku kalendarzowym pracownik rozstaje się z dotychczasowym pracodawcą i rozpoczyna pracę w innej firmie, u każdego z pracodawców przysługuje mu urlop w wymiarze proporcjonalnym do przepracowanego czasu. Jeden miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu.

W 2009 roku Iwona przepracowała 2 miesiące (styczeń i luty) w firmie Dobra Książka, a pozostałe 10 miesięcy (marzec-grudzień) w firmie Gazety i Czasopisma. Z racji stażu przysługuje jej 20 dni urlopu w ciągu roku. W tej sytuacji u pierwszego pracodawcy przysługują jej 4 dni, a u drugiego – 16 dni.

Niepełny miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca. Jeśli rozwiązanie umowy z dotychczasowym pracodawcą następuje w tym samym miesiącu co nawiązanie umowy z nowym pracodawcą, zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje dotychczasowy pracodawca.

Przerwa w zatrudnieniu

Zdarza się, że pracownik ma kilkutygodniową, kilkumiesięczną lub kilkuletnią przerwę między okresami zatrudnienia. Nie ma to znaczenia dla przysługującego wymiaru urlopu – okresy zatrudnienia sumuje się.

W 2009 roku Iwona przepracowała 2 miesiące (styczeń i luty) w firmie Dobra Książka. W firmie Gazety i Czasopisma została zatrudniona dopiero 1 maja 2009 roku, w związku z czym miała dwumiesięczną przerwę w zatrudnieniu. U nowego pracodawcy będzie miała okres urlopu pomniejszony o 8 dni: o 4 dni ze stycznia i lutego oraz o 4 dni z marca i kwietnia. W nowym miejscu pracy pozostanie jej do wykorzystania 12 dni urlopu. Wynika to z naliczenia proporcjonalnego.

Przy ustalaniu urlopu w przypadku powrotu do pracy po okresie przerwy oraz zmiany pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego, niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę.

Gdy wykorzystano za dużo

W sytuacji, gdy w ciągu jednego roku kalendarzowego pracownik wykorzysta u jednego pracodawcy więcej dni urlopowych, niż wynika to z naliczenia proporcjonalnego, to u kolejnego pracodawcy przysługuje mu odpowiednio mniejsza ilość dni urlopowych.

Po powrocie do pracy

Jeśli pracownik nie zmienia pracodawcy, a tylko powraca do pracy po okresie przerwy trwającej dłużej niż miesiąc, wymiar jego urlopu również jest obliczany w sposób proporcjonalny. Do ustalenia ilości dni urlopu bierze się pod uwagę miesiące, które zostały przepracowane w ciągu roku. Dotyczy to przerwy spowodowanej:
- urlopem bezpłatnym,
- urlopem wychowawczym,
- odbywaniem zasadniczej służby wojskowej lub form zastępczych,
- tymczasowym aresztowaniem,
- odbywaniem kary więzienia,
- nieusprawiedliwioną nieobecnością w pracy.

Jeśli przerwa ma miejsce już po nabyciu prawa do urlopu w danym roku, wymiar urlopu obniża się proporcjonalnie. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pracownik przed przerwą wykorzystał urlop w przysługującym mu lub wyższym wymiarze.

Urlop uzupełniający

Pracownik, który wykorzystał należny mu urlop w danym roku kalendarzowym, a następnie uzyskał prawo do urlopu w wyższym wymiarze, dostaje tzw. urlop uzupełniający. W roku 2010 staż pracy Ewy przekroczy 10 lat. Oznacza to, że wraz z przekroczeniem tej granicy Ewa przechodzi z urlopu 20-dniowego na 26-dniowy. Jeśli granica 10 lat zostanie przekroczona np. w październiku, a Ewa do tej pory wykorzystała np. 18 dni urlopu z przysługujących jej 20, od listopada mado dyspozycji dodatkowe 6 dni – oprócz dwóch dni jeszcze niewykorzystanych.

Zasady wykorzystania urlopu

Dzielenie urlopu

Pracownik może swój urlop podzielić na kilka części, z tym że jedna z nich powinna trwać co najmniej 14 dni. Te 14 dni nieprzerwanego urlopu jest zaleceniem płynącym z Kodeksu pracy, a nie przymusem.

Plan urlopów

Konieczność zapewnienia ciągłości działalności firmy lub innej organizacji, a także zaspokojenia potrzeb pracowników wymaga zaplanowania urlopów w ciągu roku.

Plan urlopów ustala pracodawca w uzgodnieniu z pracownikami. Dobrze jest pomyśleć o urlopach dużo wcześniej, niż one nastąpią, wtedy łatwiej jest je zaplanować. Można także zasugerować pracownikowi przybliżony termin urlopu albo nawet zaproponować konkretne terminy. We wzmożonym okresie urlopowym, który przypada najczęściej w lipcu i sierpniu, warto pomyśleć o zatrudnieniu pracowników czasowych, którzy mogliby zastąpić stałych pracowników.

Przesunięcie terminu urlopu

Zarówno pracownik, jak i pracodawca mają prawo przesunąć termin ustalonego wcześniej urlopu. W przypadku, gdy prośba o przesunięcie terminu urlopu wychodzi od pracownika, pracodawca powinien wyrazić zgodę, jeśli przesunięcie urlopu jest umotywowane ważnymi przyczynami.

Pracodawca może przesunąć termin urlopu pracownika pod warunkiem, że występują szczególnie ważne okoliczności, a nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia w pracy.

Pracodawca ma obowiązek przesunięcia urlopu na późniejszy termin w sytuacji, gdy pracownik:
- przebywa na zwolnieniu lekarskim,
- przebywa w odosobnieniu w związku z choroba zakaźną,
- został powołany na ćwiczenia lub przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
- korzysta z urlopu macierzyńskiego.

Również w sytuacji, gdy pracownik nie wykorzysta części urlopu z jednego z powyższych powodów, pracodawca musi przesunąć niewykorzystaną część urlopu na późniejszy termin.

Odwołanie z urlopu

W przypadku, gdy sytuacja w firmie tego wymaga, pracodawca może odwołać pracownika z urlopu. Odwołanie może być umotywowane wyłącznie okolicznościami, których nie można było przewidzieć w momencie, gdy pracownik rozpoczynał urlop.

Pracodawca ponosi wszystkie koszty związane z odwołaniem pracownika z urlopu.

Urlop na żądanie

W niektórych przypadkach pracownik ma prawo zażądać udzielenia urlopu w terminie, który sam wskaże. Dotyczy to maks. 4 dni w ciągu roku, niezależnie od liczby pracodawców, u których pracownik pracuje. Urlop taki musi być zgłoszony nie później niż w dniu jego rozpoczęcia.

Urlop wypoczynkowy po macierzyńskim

Na wniosek pracownicy pracodawca musi udzielić jej urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Taki urlop może wziąć również ojciec, który skorzystał z urlopu macierzyńskiego.

Niewykorzystany urlop

W zasadzie pracownik powinien (ma do tego pełne prawo) wykorzystać należny mu urlop w danym roku kalendarzowym. Jeśli tego nie zrobi, musi go wykorzystać najpóźniej do końca marca następnego roku. Nie dotyczy to urlopu udzielanego na żądanie, o którym wspomnieliśmy wyżej.

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop

Pracownik znajdujący się w okresie wypowiedzenia umowy o pracę ma obowiązek wykorzystać urlop, jeśli pracodawca wyśle go na taki urlop. Nie ma tu znaczenia, która ze stron złożyła wypowiedzenie.

Urlopu udziela się w wymiarze proporcjonalnym do liczby miesięcy przepracowanych u tego pracodawcy w ciągu roku. Pracownik w okresie wypowiedzenia powinien też wykorzystać ewentualny zaległy urlop.

W razie niewykorzystania urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi należy się ekwiwalent pieniężny.

W przypadku, gdy stosunek pracy po wygaśnięciu zostaje bezpośrednio odnowiony z tym samym pracodawcą, ekwiwalent nie przysługuje. Taka sytuacja może na przykład mieć miejsce, gdy firma chce zatrudnić na czas nieokreślony osobę, która pracowała do tej pory na podstawie umowy na czas określony.

Urlop bezpłatny

Pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego, gdy ten wystąpi z taką prośbą na piśmie. Okres urlopu bezpłatnego – w przeciwieństwie do urlopu płatnego – nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, ani do stażu pracy wymaganego do nabycia prawa do emerytury.

Urlop bezpłatny może zostać udzielony na dowolny okres. Jeśli urlop bezpłatny udzielany jest na czas dłuższy niż 3 miesiące, pracodawca i pracownik mogą uzgodnić możliwość odwołania pracownika z urlopu, o ile zajdzie taka konieczność.

Po urlopie bezpłatnym pracodawca ma obowiązek przyjęcia pracownika do pracy. Podczas trwania urlopu bezpłatnego pracownika nie można zwolnić ani wypowiedzieć mu warunków pracy i płacy.

Urlop tylko przy stosunku pracy

Pracownik ma zagwarantowane prawo do urlopu, a zatem i do wynagrodzenia za czas urlopu, tylko w przypadku stosunku pracy. Jeśli pracownik świadczy pracę nie na umowę o pracę, a np. na umowę zlecenie, urlop ani wynagrodzenie urlopowe nie przysługuje.

Artykuł powstał na podstawie książki „PRACOWNICY – Praktyczny poradnik dla pracodawcy”, wyd. 3, maj 2010, wydawnictwo BL Info Polska Sp. z o.o.