Krajowe podróże służbowe

Podróż służbowa, zwana również delegacją, to podróż, w ramach której pracownik, na polecenie pracodawcy, wykonuje zadanie służbowe w innej miejscowości niż ta, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub w której pracownik pracuje na co dzień.

W tej sytuacji pracownikowi przysługuje zwrot kosztów związanych z podróżą.

Pracownik ma prawo do:
- diety służbowej,
- zwrotu kosztów przejazdu,
- ryczałtu za dojazdy,
- zwrotu kosztów zakwaterowania lub ryczałtu za nocleg.

Standardy wyznacza sfera budżetowa

Warunki i wysokość należności, jakie pracownik otrzymuje w związku z podróżą służbową, są określone przepisami prawa. Przepisy te dotyczą pracowników sfery budżetowej.

Pracodawcy prywatni mogą określić inne warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej. Warunki te określa się w zbiorowym układzie pracy, regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę. Nie mogą one jednak być mniej korzystne od tych obowiązujących w sferze budżetowej.

W sytuacji, gdy w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę nie zawarto ustaleń odnośnie wysokości należności z tytułu podróży służbowej, obowiązują warunki ustalone dla sfery budżetowej.

Postanowienia dotyczące warunków wypłacania i wysokości należności z tytułu podróży służbowej w kraju zostały zawarte w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Natomiast warunki wypłacania należności z tytułu zagranicznej podróży służbowej znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Delegacja krajowa

Generalnie poza miejscowością, w której pracownik pracuje

Podróż służbowa ma miejsce wtedy, gdy pracownik opuści miejscowość, w której stale pracuje lub w której znajduje się siedziba jego pracodawcy. Miejsce to musi być określone w umowie pracy jakomiejsce wykonywania pracy – m.in. do celów rozliczania podróży służbowych.

W przypadku, gdy miejscem pracy pracownika nie jest konkretny adres, ale jakiś większy teren, np. teren województwa itp., to wyjazd do innego miasta w ramach tego województwa nie będzie traktowany jako podróż służbowa. W tej sytuacji pracownik nie będzie miał prawa do diet służbowych i innych należności związanych z wyjazdem w delegację.

Nie jest też podróżą służbową np. wyjazd integracyjny organizowany przez pracodawcę – nawet jeśli ma on miejsce poza miejscowością, w której pracownik pracuje.

Kobiety w ciąży i rodzice małych dzieci

Pracodawcy nie wolno wysyłać w podróżą służbową kobiet w ciąży oraz rodziców dzieci w wieku do 4 lat, chyba że wyrażą oni zgodę na taką podróż.

Czas podróży czasem jest płatny, a czasem nie

Za czas podróży, która przypada w godzinach, w których pracownik zgodnie ze swoim rozkładem czasu pracy powinien pracować, pracownikowi należy się wynagrodzenie za pracę.

Jeśli zaś podróż służbowa przypada poza godzinami pracy, pracownikowi nie przysługuje ani czas wolny w zamian za ten czas podróży, ani wynagrodzenie za pracę. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pracownik w tym czasie nie tylko podróżuje, ale również pracuje. Pracownik, który w ramach podróży służbowej w swoim czasie pracy podróżował, a potem jeszcze dodatkowo pracował poza obowiązującym go czasem pracy, ma prawo do wynagrodzenia za pracę oraz dodatku za nadgodziny.

Należności z tytułu podróży

W związku z podróżą służbową pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:
- przejazdów,
- noclegów,
- dojazdów środkami komunikacji miejskiej,
- innych udokumentowanych, uzasadnionych wydatków poniesionych w związku z delegacją.

Dieta służbowa

Dieta służbowa ma pokryć zwiększone koszty wyżywienia pracownika w czasie podróży. Obecnie wysokość diety służbowej wynosi 23 zł na dobę.

Doba nie jest tu traktowana zegarowo od godz. 24 w nocy do 12 w południe, ale jako kolejne 24 godziny od momentu rozpoczęcia podróży. Dieta przysługuje za czas od chwili rozpoczęcia podróży do powrotu z podróży.

Krócej niż dobę

W przypadku, gdy podróż służbowa trwa krócej niż dobę i wynosi:
- od 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety,
- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Ponad dobę

W przypadku, gdy podróż trwa dłużej niż dobę, pracownikowi należy się dieta w pełnej wysokości za każdą pełną dobę, natomiast za niepełną, ale rozpoczętą dobę trwającą:
- do 8 godzin – przysługuje 1/2 diety,
- ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Całodzienne wyżywienie

Dieta służbowa nie przysługuje w sytuacji, gdy pracownikowi zapewniono całodzienne wyżywienie, czyli co najmniej 3 posiłki dzienne. W przypadku, gdy zapewnimy pracownikowi częściowe wyżywienie (np. 2 posiłki dziennie), i tak należy mu się cała dieta. Nie można zatem pomniejszać wysokości diety np. o koszt zapewnionego śniadania.

Dieta nie przysługuje

Poza tym dieta służbowa nie przysługuje w sytuacji, gdy:
- pracownik jest delegowany do miejscowości, w której stale lub czasowo mieszka,
- pracownik, który przebywa w podróży służbowej trwającej co najmniej 10 dni, przyjeżdża w dniu wolnym od pracy do miejscowości, w której stale lub czasowo mieszka.

Ten ostatni ma jednak prawo do zwrotu kosztów przejazdu do miejsca zamieszkania w dniu wolnym od pracy środkiem transportu wskazanym przez pracodawcę.

Nieopodatkowane i nieoskładkowane

Należności wypłacane pracownikowi z tytułu podróży służbowej do wysokości określonej przepisami dotyczącymi warunków ustalania należności z tytułu podróży służbowej, nie stanowią podstawy do opodatkowania podatkiem dochodowym i oskładkowania.

W przypadku, gdy pracodawca ustali z pracownikiem wyższą kwotę diety służbowej lub ryczałtu za noclegi, niż przewidują to przepisy, wówczas nadwyżka ta traktowana jest jako dochód pracownika, od którego należy zapłacić podatek dochodowy i składki na ubezpieczenia.

Koszty przejazdów

To pracodawca sugeruje, z jakiego środka transportu pracownik powinien skorzystać, wybierając się w delegację. Może to być komunikacja publiczna (pociąg, autobus itp.), samochód służbowy bądź prywatny samochód pracownika.

Publiczne środki transportu

Jeśli chodzi o transport publiczny, pracodawca zwraca pracownikowi pieniądze za bilety. Jeśli pracownikowi przysługuje ulga na dany środek transportu, pracodawca zwraca koszt biletu w wysokości z uwzględnieniem ulgi.

Aby uzyskać zwrot kosztów przejazdu, pracownik musi przedstawić pracodawcy dokument potwierdzający poniesienie wydatku – w tym przypadku bilet. W sytuacji, gdyby pracownik zgubił bilet, pracodawca może zwrócić koszty przejazdu na podstawie pisemnego oświadczenia pracownika, w którym stwierdza on, że odbył podróż i poniósł dany wydatek.

Samochód służbowy

W przypadku podróży samochodem służbowym pracownik przedstawia fakturę za paliwo i ewentualnie inne płyny (płyn do spryskiwaczy itp.) i na tej podstawie uzyskuje zwrot wydatków.

Samochód prywatny

Jeśli natomiast podróż odbywa się samochodem prywatnym, czyli samochodem niebędącym własnością pracodawcy, koszty do zwrotu ustala się, mnożąc liczbę przebytych kilometrów przez tzw. „kilometrówkę”. Kilometrówka to ustalona przepisami stawka za 1 kilometr przebiegu. Wysokość tego wskaźnika zależy od pojemności silnika i wynosi:
- 0,5214 zł dla samochodu o pojemności silnika do 900 cm3,
- 0,8358 zł dla samochodu o pojemności silnika powyżej 900 cm3,
- 0,2302 zł dla motocykla,
- 0,1382 zł dla motoroweru.

Kwota, jaką pracownik otrzyma po przemnożeniu liczby przebytych kilometrów przez odpowiednią stawkę kilometrówki, jest wyższa niż koszt samego paliwa. Kilometrówka ma bowiem za zadanie uwzględniać również ogólne zużycie samochodu.

Kilometrówka wypłacana pracownikowi w ramach zwrotu kosztów delegacji według powyższych stawek jest nieopodatkowana i nieoskładkowana. Pracodawca może jednak ustalić wyższą (ale nie niższą) stawkę kilometrówki. Wtedy jednak od części ponad limit ustalony przepisami odprowadza się podatek dochodowy i składki na ubezpieczenia – tak jak od wynagrodzenia za pracę.

Inaczej jest w sytuacji, gdy pracownikowi wypłaca się tzw. ryczałt za jazdy lokalne, czyli za używanie samochodu prywatnego pracownika do celów służbowych w jazdach lokalnych (nie w podróży służbowej). Wtedy również stosuje się stawki kilometrówki podane powyżej, jednak ryczałt ten jest traktowany jak przychód pracownika. W związku z tym kwotę ryczałtu należy opodatkować, niezależnie od tego, czy stosuje się stawki kilometrówki w wysokości ustalonej przepisami, czy wyższej.

Ryczałt za jazdy lokalne nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, ale tylko do kwoty obliczonej z użyciem stawek kilometrówki podanych powyżej.

Koszty dojazdów

Jeśli chodzi o korzystanie z transportu środkami komunikacji miejscowej (autobus, tramwaj, metro, kolejka podmiejska itp.), pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu, wynoszący 20% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży służbowej. Zatem przy obecnej stawce diety w wysokości 23 zł będzie to 4,60 zł.

Ryczałt ten przysługuje tylko w sytuacji, gdy pracownik faktycznie korzystał ze środków transportu miejscowego, np. aby dojechać z dworca do hotelu lub z hotelu do miejsca wykonywania pracy. Ryczałt nie przysługuje, gdy pracownik podróżuje samochodem.

Pracodawca może też uzgodnić z pracownikiem, że zwróci mu faktycznie wydatkowaną kwotę na dojazdy. Może to dotyczyć nie tylko kosztów biletów za przejazdy środkami transportu publicznego, ale także np. kosztów przejazdu taksówkami. Wtedy ryczałt nie przysługuje. Pracownik musi w takim wypadku przedstawić pracodawcy wszystkie bilety i rachunki, by na ich podstawie pracodawca mógł zwrócić należne mu pieniądze.

Delegacja dłuższa niż 10 dni

Pracownik, który przebywa w podróży służbowej trwającej co najmniej 10 dni, i przyjeżdża w dniu wolnym od pracy do miejscowości, w której stale lub czasowo mieszka, ma prawo do zwrotu kosztów przejazdu środkiem transportu określonym przez pracodawcę.

Koszty noclegów

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów za nocleg w hotelu lub innym tego typu obiekcie w wysokości zgodnej z wystawionym rachunkiem.

Jeśli pracownik nocuje w innym miejscu, np. u znajomych albo rodziny, lub po prostu nie posiada rachunku za hotel, wówczas przysługuje mu ryczałt za nocleg w wysokości 150% diety za każdy nocleg. W roku 2010 jest to kwota 34,50 zł. Ryczałt za nocleg przysługuje pod warunkiem, że nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21.00 i 7.00. Zwrot kosztów noclegu nie przysługuje w sytuacji, gdy pracownik w czasie podróży służbowej ma możliwość powrotu do miejsca stałego lub czasowego zamieszkania.

Bilety, rachunki, faktury

Wszystkie inne poniesione koszty oprócz diet i ryczałtów muszą być potwierdzone biletami, rachunkami lub fakturami. Wprzypadku gdy pracownik zgubił bilet stanowiący podstawę zwrotu kosztów, może napisać oświadczenie o tym, że poniósł koszt dojazdu w takiej i takiej wysokości.

Podatek VAT w kosztach delegacji

Podatek VAT naliczony w fakturach za usługi hotelowe nie może być odliczony od podatku VAT należnego. Podatek naliczony w tych fakturach zalicza się do kosztów uzyskania przychodu.

Samochód prywatny w celach służbowych

Jeśli zachodzi potrzeba używania samochodu prywatnego przez pracownika do celów służbowych w jazdach lokalnych, należy mu się zwrot kosztów związanych z eksploatacją samochodu.

Na podstawie umowy

Jeśli samochód prywatny jest samochodem osobowym, zwrot kosztów ponoszonych przez pracownika może być dokonany wyłącznie na podstawie umowy cywilnoprawnej. Zatem aby pracownik mógł używać swojego samochodu do celów służbowych, pracodawca musi zawrzeć z pracownikiem odpowiednią umowę. Jest to umowa o używanie prywatnego samochodu do celów służbowych.

Treść umowy

Umowa o używanie prywatnego samochodu musi zawierać następujące informacje:
- strony umowy,
- określenie właściwości samochodu (marka, numer rejestracyjny, pojemność silnika, rok produkcji),
- limit kilometrów przyznany pracownikowi na jazdy lokalne,
- wysokość przysługującej stawki za 1 km,
- sposób obliczania ryczałtu,
- informacja o konieczności przedkładania przez pracownika comiesięcznych oświadczeń o ilości przebytych kilometrów,
- termin wypłaty ryczałtu,
- okres wypowiedzenia,
- ewentualne warunki dodatkowe.

Limit kilometrów

Zgodnie z przepisami, miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne, które pracownik może przejechać swoim samochodem w celach służbowych, nie może być większy niż:
- 300 km – w miejscowości o wielkości do 100 000 mieszkańców,
- 500 km – w miejscowości o wielkości od 100 000 do 500 000 mieszkańców,
- 700 km – w miejscowości o wielkości ponad 500 000 mieszkańców.

Pracodawca może określić mniejszy limit od podanego powyżej.
Jeśli pracownik używa prywatnego samochodu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy (czyliw ramach podróży służbowej), nie jest ograniczony żadnym ustawowym limitem kilometrów. Otrzymuje on zwrot kosztów za ilość faktycznie przebytych kilometrów.

Wysokość ryczałtu

Zwrot kosztów ponoszonych przez pracownika w związku z używaniem prywatnego samochodu do celów służbowych odbywa się w formie ryczałtu. Stawka za 1 kilometr przebiegu, czyli tzw. kilometrówka, jest taka sama jak w przypadku używania prywatnego samochodu na potrzeby podróży służbowej i wynosi:
- 0,5214 zł dla samochodu o pojemności silnika do 900 cm3,
- 0,8358 zł dla samochodu o pojemności silnika powyżej 900 cm3.

Podane stawki to stawki obowiązujące obecnie (styczeń 2010). Mogą one ulec zmianie w przyszłym roku w związku ze zmianą planowanego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych.

Sposób naliczania ryczałtu

Ryczałt oblicza się, mnożąc stawką za 1 km przez liczbę przebytych kilometrów. Obliczenie ryczałtu następuje po złożeniu przez pracownika oświadczenia o ilości przebytych kilometrów.

Tak obliczony ryczałt pomniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy dzień roboczy, w którym pracownik był nieobecny w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin itp., a także za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował samochodem do celów służbowych.

Oświadczenie

Po zakończeniu miesiąca pracownik musi przedłożyć pracodawcy oświadczenie o używaniu samochodu do celów służbowych. Powinno ono zawierać informację o pojemności silnika samochodu, marce, numerze rejestracyjnym, a także o liczbie dni nieobecności pracownika oraz liczbie dni, w których pracownik nie wykorzystywał samochodu do celów służbowych.

Opodatkowany

Ryczałt samochodowy wypłacany za jazdy lokalne jest opodatkowany! Oznacza to, że kwotę ryczałtu wypłacaną pracownikowi należy pomniejszyć o podatek dochodowy. Ryczałt nie stanowi natomiast podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych, ale tylko do wysokości przewidzianej przepisami. W przypadku gdy w twojej firmie ustalono wyższą stawkę za kilometr od tej określonej w przepisach, nadwyżkę należy opodatkować i oskładkować.

Artykuł powstał na podstawie książki „Pracownicy – Praktyczny poradnik dla pracodawcy”, wydanie 3, wydawnictwo BL Info Polska Sp. z o.o., maj 2010.